Jak przygotować zapytanie o wycieczkę grupową?

Dobre zapytanie o wycieczkę grupową to pierwszy krok do przygotowania trafnej oferty. Im więcej konkretnych informacji przekażesz już na początku, tym łatwiej biuro podróży może dopasować program, transport, hotel, tempo zwiedzania i cenę do potrzeb grupy.

Nie trzeba mieć gotowego planu wyjazdu. Wystarczy określić podstawowe oczekiwania, liczbę uczestników, termin i charakter grupy. Na tej podstawie można przygotować propozycję, która będzie realna, przejrzysta i dobrze dopasowana.

1. Podaj liczbę uczestników

Jedną z najważniejszych informacji jest orientacyjna liczba osób. Nie musi być ostateczna, ale warto podać przybliżony przedział, na przykład:

• około 20 osób,
• 30–35 osób,
• 45–50 osób,
• grupa 50 osób + opiekunowie.

Od liczby uczestników zależy wielkość autokaru, liczba pokoi, cena jednostkowa, dostępność hoteli, restauracji i przewodników.

Przy większych grupach warto też zaznaczyć, czy będą opiekunowie, organizatorzy, kierownik grupy lub osoby towarzyszące.

2. Określ, skąd grupa ma wyjechać

Miejsce wyjazdu ma duży wpływ na trasę, czas przejazdu i koszt transportu. W zapytaniu warto podać konkretną miejscowość, a najlepiej również miejsce zbiórki, jeśli jest już znane.

Przykład:

Wyjazd z Poznania, grupa około 40 osób, interesuje nas wycieczka 3-dniowa do Krakowa i Wieliczki.

Dzięki temu można od razu sprawdzić realny czas przejazdu i zaplanować program bez nadmiernego pośpiechu.

3. Wskaż preferowany termin

Termin nie musi być od razu dokładny. Można podać konkretną datę albo przybliżony okres.

Przykłady:

• maj 2027,
• wrzesień lub październik,
• dowolny weekend w czerwcu,
• termin poza wysokim sezonem,
• wyjazd najlepiej od poniedziałku do czwartku.

Przy wycieczkach grupowych warto planować z wyprzedzeniem. Daje to większy wybór hoteli, lepszą dostępność przewodników i atrakcji oraz większą szansę na spokojne dopracowanie programu.

4. Napisz, ile dni ma trwać wyjazd

Czas trwania wycieczki pozwala dobrać kierunek i program. Inaczej planuje się wyjazd jednodniowy, inaczej 3-dniowy, a jeszcze inaczej 5-dniową wycieczkę objazdową.

W zapytaniu warto napisać, czy interesuje Cię:

• wycieczka jednodniowa,
• wyjazd weekendowy,
• 3 dni,
• 4–5 dni,
• dłuższa podróż zagraniczna.

Jeśli nie wiesz, ile dni będzie najlepsze, można opisać cel wyjazdu i poprosić o propozycję.

5. Opisz charakter grupy

To bardzo ważne, bo program powinien być dopasowany do uczestników. Inaczej przygotowuje się wyjazd dla seniorów, inaczej dla firmy, szkoły, stowarzyszenia, KGW, UTW czy grupy znajomych.

Warto napisać, czy grupa to:

• seniorzy,
• klub seniora,
• UTW,
• KGW,
• firma,
• szkoła,
• grupa prywatna,
• stowarzyszenie,
• parafia,
• grupa znajomych.

Dzięki temu można lepiej dobrać tempo zwiedzania, standard hotelu, rodzaj atrakcji, posiłki i długość przejazdów.

6. Określ kierunek lub typ wyjazdu

Jeśli masz konkretny pomysł na kierunek, warto go podać od razu. Może to być np. Kraków, Sandomierz, Praga, Berlin, Wiedeń, Włochy, Azja albo Afryka.

Jeśli nie masz jeszcze wybranego miejsca, możesz napisać, jaki typ wyjazdu Cię interesuje:

• spokojna wycieczka dla seniorów,
• wyjazd integracyjny dla firmy,
• podróż incentive,
• wycieczka objazdowa po Polsce,
• wyjazd do jednej z europejskich stolic,
• egzotyczna podróż w małej grupie,
• wyjazd szyty na miarę.

Biuro podróży może wtedy zaproponować kierunek dopasowany do budżetu, terminu i charakteru grupy.

7. Podaj orientacyjny budżet

Budżet bardzo pomaga w przygotowaniu trafnej oferty. Nie chodzi o to, aby od razu znać dokładną kwotę, ale o wskazanie poziomu cenowego.

Można napisać na przykład:

• budżet ekonomiczny,
• wyjazd komfortowy, ale bez luksusu,
• standard premium,
• do określonej kwoty za osobę,
• prosimy o wariant tańszy i wariant rozszerzony.

Dzięki temu oferta będzie realna. Bez informacji o budżecie biuro może przygotować propozycję zbyt drogą albo zbyt podstawową w stosunku do oczekiwań grupy.

8. Zaznacz preferowany standard hotelu

Przy wyjazdach kilkudniowych hotel jest jednym z najważniejszych elementów oferty. W zapytaniu warto napisać, jaki standard będzie odpowiedni dla grupy.

Można wskazać:

• hotel 3*,
• hotel 4*,
• pokoje 2-osobowe,
• pokoje z łazienkami,
• obiekt z windą,
• hotel blisko centrum,
• hotel z restauracją,
• spokojna lokalizacja poza centrum.

W przypadku grup seniorów warto szczególnie pamiętać o wygodzie, windzie, krótkich przejściach i restauracji na miejscu lub w pobliżu.

9. Napisz, jakie wyżywienie ma być w cenie

Zakres wyżywienia wpływa na komfort uczestników i cenę wyjazdu. Warto od razu określić, czy grupa oczekuje:

• samych śniadań,
• śniadań i obiadokolacji,
• pełnego wyżywienia,
• obiadów na trasie,
• kolacji integracyjnej,
• degustacji lub lokalnych posiłków.

Przy grupach seniorów często dobrze sprawdza się układ: śniadanie w hotelu i obiadokolacja po zwiedzaniu.

Przy wyjazdach firmowych można dodatkowo zaplanować uroczystą kolację lub wieczór integracyjny.

10. Wspomnij o tempie zwiedzania i szczególnych potrzebach

To szczególnie ważne przy grupach seniorów, rodzinnych i firmowych. W zapytaniu warto zaznaczyć, czy grupa woli spokojne tempo, więcej czasu wolnego, krótsze spacery albo mniej intensywny program.

Warto też napisać, jeśli w grupie są osoby:

• o ograniczonej mobilności,
• wymagające windy w hotelu,
• potrzebujące więcej przerw,
• preferujące krótsze przejazdy,
• z konkretnymi wymaganiami żywieniowymi.

Takie informacje pomagają przygotować program, który będzie wygodny i bezpieczny dla uczestników.

11. Określ, co ma zawierać cena

Dobre zapytanie powinno wskazywać, czy oferta ma być kompleksowa.

Najczęściej przy wycieczkach grupowych w cenie mogą znaleźć się:

• transport,
• noclegi,
• wyżywienie,
• bilety wstępu,
• lokalni przewodnicy,
• opieka pilota,
• ubezpieczenie,
• podatki i opłaty,
• system Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego i Pomocowego, jeśli dotyczy.

Im dokładniej określisz zakres, tym łatwiej porównać później oferty różnych organizatorów.

12. Napisz, czy potrzebujesz gotowego programu, czy tylko wyceny

Czasem organizator grupy ma już gotowy pomysł i potrzebuje wyceny. Innym razem oczekuje pełnej propozycji kierunku, programu i kosztów.

Warto więc napisać:

Mamy już wybrany kierunek i prosimy o wycenę programu.

Szukamy pomysłu na 4-dniowy wyjazd dla grupy seniorów i prosimy o propozycję.

Dzięki temu biuro podróży wie, czy ma przygotować konkretną kalkulację, czy także doradzić kierunek i układ programu.

13. Podaj dane kontaktowe

Na końcu zapytania warto podać imię, numer telefonu, adres e-mail oraz nazwę organizacji lub firmy, jeśli dotyczy.

Przy wyjazdach grupowych często najlepiej omówić szczegóły telefonicznie, a następnie przygotować ofertę mailową.

Podsumowanie

Dobrze przygotowane zapytanie o wycieczkę grupową pozwala szybciej otrzymać trafną ofertę. Najważniejsze informacje to liczba uczestników, miejsce wyjazdu, termin, liczba dni, charakter grupy, budżet, standard hotelu, wyżywienie i oczekiwany zakres świadczeń.

Nie trzeba mieć gotowego programu. Wystarczy opisać potrzeby grupy, a profesjonalne biuro podróży pomoże dobrać kierunek, tempo i szczegóły wyjazdu.

Planujesz wycieczkę dla grupy?

W Evergreen – Egzotyczne Szlaki przygotujemy program dopasowany do liczby uczestników, budżetu, tempa i charakteru wyjazdu.

Organizujemy wyjazdy dla grup seniorów, firm, stowarzyszeń, UTW, KGW, grup prywatnych oraz kameralne podróże egzotyczne.

Skontaktuj się z nami i zapytaj o ofertę.

KONTAKT

EVERGREEN

KATARZYNA KUBACKA-REMBIELAK

ul. Kminkowa 162I/2 

62-064 Plewiska

NIP: 7831523678

NAWIGACJA

DOKUMENTY