Wyjazd firmowy — jak zaplanować go dobrze od początku?

Dobrze zaplanowany wyjazd firmowy może być czymś więcej niż tylko zmianą otoczenia. To okazja do integracji zespołu, wzmocnienia relacji, nagrodzenia pracowników, spotkania z partnerami biznesowymi albo zorganizowania inspirującego wyjazdu incentive.

Żeby taki wyjazd naprawdę spełnił swój cel, warto dobrze przemyśleć go już na etapie pierwszych ustaleń. Program, kierunek, standard hotelu, transport i atrakcje powinny być dopasowane nie tylko do budżetu, ale przede wszystkim do charakteru firmy i oczekiwań uczestników.

1. Określ cel wyjazdu

Pierwszym krokiem jest odpowiedź na pytanie: po co organizujemy ten wyjazd?

Cel może być różny:

• integracja zespołu,
• nagroda dla pracowników,
• wyjazd incentive,
• spotkanie kadry zarządzającej,
• szkolenie lub warsztaty,
• budowanie relacji z klientami,
• odpoczynek po intensywnym okresie pracy.

Inaczej planuje się spokojny wyjazd integracyjny w Polsce, inaczej kilkudniowy wyjazd firmowy do Europy, a jeszcze inaczej egzotyczny wyjazd incentive do Azji lub Afryki.

2. Ustal liczbę uczestników

Liczba osób ma duży wpływ na organizację całego wyjazdu. Od niej zależy wybór transportu, hotelu, restauracji, atrakcji oraz opieki na miejscu.

Warto określić, czy wyjazd będzie przeznaczony dla:

• małego zespołu,
• działu firmy,
• kadry managerskiej,
• najlepszych sprzedawców,
• klientów lub partnerów biznesowych,
• całej firmy.

Przy większych grupach ważna jest odpowiednia logistyka. Przy mniejszych można pozwolić sobie na bardziej kameralny, dopracowany program.

3. Określ budżet

Budżet pomaga przygotować realną i dobrze dopasowaną propozycję. Warto od razu ustalić, czy firma chce wyjazdu ekonomicznego, komfortowego czy premium.

Na cenę wyjazdu firmowego wpływają między innymi:

• kierunek,
• liczba dni,
• standard hotelu,
• transport,
• wyżywienie,
• atrakcje,
• przewodnicy i pilot,
• ubezpieczenie,
• ewentualna sala konferencyjna lub część szkoleniowa.
•  

Dobrze przygotowana oferta powinna jasno pokazywać, co zawiera cena, a które elementy są opcjonalne.

4. Wybierz odpowiedni kierunek

Kierunek powinien pasować do celu wyjazdu i charakteru grupy.

Dla firm można zaplanować między innymi:

• wyjazdy integracyjne w Polsce,
• krótkie wyjazdy do Europy,
• wyjazdy incentive do Azji,
• podróże motywacyjne do Afryki,
• programy łączące zwiedzanie, relaks i aktywności zespołowe.

Przykładowo Polska i Europa dobrze sprawdzają się przy krótszych wyjazdach firmowych, natomiast Azja i Afryka mogą być wyjątkowym wyborem przy podróżach incentive, wyjazdach premium lub nagrodach dla zespołu.

5. Dopasuj program do uczestników

Dobry program wyjazdu firmowego nie powinien być przypadkowy. Powinien odpowiadać na potrzeby konkretnej grupy.

Warto ustalić, czy uczestnicy wolą:

• aktywny program,
• spokojniejsze tempo,
• zwiedzanie,
• relaks,
• kolacje integracyjne,
• elementy przygodowe,
• warsztaty lub spotkania firmowe,
• czas wolny.

Najlepsze wyjazdy firmowe łączą kilka elementów: wspólne doświadczenia, dobrą atmosferę, wygodę i przestrzeń do rozmów poza codziennym środowiskiem pracy.

6. Zadbaj o logistykę

Logistyka jest jednym z najważniejszych elementów udanego wyjazdu firmowego. Uczestnicy powinni wiedzieć, gdzie i kiedy się spotykają, jak wygląda transport, zakwaterowanie, posiłki i program dnia.

Trzeba zaplanować między innymi:

• przejazdy,
• transfery,
• godziny przylotów i odlotów,
• zakwaterowanie,
• posiłki,
• atrakcje,
• rezerwacje,
• czas wolny,
• opiekę pilota lub koordynatora.

Im lepiej dopracowana logistyka, tym mniej stresu dla organizatora po stronie firmy.

7. Wybierz odpowiedni hotel

Hotel podczas wyjazdu firmowego powinien być dopasowany do celu podróży. Przy wyjazdach integracyjnych ważna będzie przestrzeń wspólna, restauracja i dobra lokalizacja. Przy wyjazdach szkoleniowych — sala konferencyjna i zaplecze techniczne. Przy wyjazdach premium — komfort, jakość obsługi i wyjątkowy klimat miejsca.

Warto zwrócić uwagę na:

• standard obiektu,
• lokalizację,
• dostępność sali konferencyjnej,
• restaurację,
• przestrzeń do integracji,
• wygodny dojazd,
• układ pokoi,
• możliwość organizacji kolacji lub wydarzenia specjalnego.

8. Zaplanuj wspólne doświadczenia

To właśnie wspólne przeżycia najmocniej budują relacje w zespole. Nie zawsze muszą to być bardzo intensywne aktywności. Czasem wystarczy dobrze zaplanowany spacer z przewodnikiem, kolacja w ciekawym miejscu, rejs, warsztaty kulinarne, lokalna degustacja albo wyjątkowa atrakcja dopasowana do kierunku.

Wspólne doświadczenia sprawiają, że wyjazd zostaje w pamięci na długo i staje się czymś więcej niż tylko kolejnym firmowym wydarzeniem.

9. Pamiętaj o bezpieczeństwie

Przy organizacji wyjazdu firmowego ważne jest bezpieczeństwo uczestników i formalna strona podróży. Warto korzystać ze sprawdzonych hoteli, przewoźników, lokalnych kontrahentów i legalnie działającego biura podróży.

Evergreen – Egzotyczne Szlaki działa jako licencjonowane biuro podróży. Jesteśmy wpisani do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych pod numerem 1156. Posiadamy również gwarancję ubezpieczeniową nr COR683940, która chroni wpłacone środki i zapewnia bezpieczeństwo w każdej sytuacji.

10. Powierz organizację sprawdzonemu partnerowi

Organizacja wyjazdu firmowego wymaga czasu, kontaktów, doświadczenia i dobrej koordynacji. Trzeba połączyć wiele elementów: transport, noclegi, program, atrakcje, posiłki, ubezpieczenie i opiekę na miejscu.

Współpraca z biurem podróży pozwala firmie skupić się na celu wyjazdu, a nie na technicznych szczegółach organizacyjnych.

W Evergreen – Egzotyczne Szlaki przygotowujemy wyjazdy firmowe dopasowane do charakteru zespołu, celu podróży i budżetu. Organizujemy zarówno wyjazdy w Polsce i Europie, jak i wyjątkowe podróże incentive do Azji i Afryki.

Podsumowanie

Dobry wyjazd firmowy zaczyna się od jasnego celu. Dopiero później warto wybierać kierunek, hotel, atrakcje i szczegóły programu. Najważniejsze jest to, aby podróż była dopasowana do ludzi, którzy biorą w niej udział.

Przemyślany program, sprawna logistyka, opieka pilota i bezpieczna organizacja sprawiają, że wyjazd firmowy może realnie wspierać relacje, motywację i dobrą atmosferę w zespole.

Planujesz wyjazd firmowy, integracyjny lub incentive?

W Evergreen – Egzotyczne Szlaki przygotujemy program dopasowany do celu, budżetu i charakteru Twojego zespołu.

Organizujemy wyjazdy dla firm w Polsce, Europie, Azji i Afryce.

Skontaktuj się z nami i zapytaj o ofertę.

KONTAKT

EVERGREEN

KATARZYNA KUBACKA-REMBIELAK

ul. Kminkowa 162I/2 

62-064 Plewiska

NIP: 7831523678

NAWIGACJA

DOKUMENTY